Поемаш ли повече ангажименти, отколкото можеш да свършиш?

Оптимист ли си относно това колко работа можеш да свършиш за единица време?

Дали често ти се случва задачите, които си поел, да отнемат повече време отколкото си си мислил?

Казваш ли си често, че имаш нужда да се научиш как да управляваш времето си по-ефективно?

Аз с чисто сърце бих могъл да споделя, че съм си задавал всичките тези въпроси.

Винаги съм бил безнадежден оптимист относно това колко работа мога да свърша. Не само в професионален, но и в личен план. Винаги поемах всякакви допълнителни и непланирани задачи, комбинирайки семейните и професионалните ангажименти с мисълта, че ще имам достатъчно време, за да свърша всичко.

В последствие обаче установявах, че съм бил тотално луд оптимист и че това, с което съм се натоварил, отнема три пъти повече време отколкото съм предполагал.

Защо така брутално се проваляме, когато планираме колко време ще ни отнеме даден проект или задача?

Този феномен се среща толкова често, че даже си има име –

Заблуда на планирането

Естествено, сам разбираш, че резултатите от този проблем могат да бъдат доста разочароващи и скъпи.

Ще ти разкажа за серия от проучвания по темата за заблудата на планирането, проведени от Beuhler, Griffins и Ross. Попитали студенти относно техните срокове за подготвяне на дипломната им работа (възможно най-сериозната за тях задача). Трябвало да предположат оптимистичен вариант и песимистичен (в който всичко което е възможно да се обърка се обърква). И така студентите предположили за оптимистичен срок средно 34 дни, а песимистичният срок бил 48 дни средно. Резултатът в дни на тези студенти, когато завършили дипломната си работа бил средно………………56 дни :-).

Дори и песимистичният вариант се оказал оптимистичен!!!

По мое скромно мнение проблемът идва от това каква информация използваме, за да направим своята преценка. Повечето хора се фокусират върху бъдещето. Мислят за това колко време ще отнеме свършването на отделните детайли от задачата, колко време ще имат да работят по задачата и колко е важна като приоритет. Много малко хора се фокусират върху бъдещите проблеми. Дори не взимат предвид предходния си горчив опит, когато не са приключвали дадена задача в срок. Затова бих могъл да заключа, че първият основен проблем за лошото планиране е, че знаем , че не сме успявали на време преди, но не взимаме под внимание тази информация при ново планиране.

Ето един много добър съвет, относно планирането на времето за даден проект, който мой приятел и колега, Росен, беше прочел някъде преди време:

„Първо си дай най-добрия възможен срок за изпълнение, после го умножи по две и накрая увеличи единицата за измерване“.

Какво ще рече това? Ако за един проект ти планираш в най-добрия случай да приключиш за една седмица, като умножиш по две, срокът става две седмици и после двете седмици се превръщат в два месеца – ето това вече е реален срок :-).

P.S. Използвам случая, пишейки тази статия, да се извиня на моите колеги за всички пъти, в които не съм свършил поетите от мен ангажименти в обещаните срокове. Вече съм сигурен, че прогнозите ми са много по-точни 🙂